Fiche pratique #1 – Organiser un événement

April 10, 2010 at 1:06 pm Leave a comment

Dans le cadre de mes engagements associatifs, j’ai eu entre autres l’occasion d’assurer la coordination de l’organisation d’un concert à Poitiers en Octobre 2008. Pendant plus de six mois, sur notre temps libre (à côté des études et du stage), mes co-équipiers et moi-même avons travaillé d’arrache-pieds pour mener à bien ce projet qui était le premier du genre que nous organisions (et c’était aussi la première fois que nous portions un tel projet !). Le challenge était assez élevé, mais grâce à une forte motivation, une bonne organisation (notamment en répartissant les responsabilités en fonction des compétences de chacun), et de nombreux soutiens, ce projet a été une réussite ! Étant donné mon profil et ma formation, j’ai été naturellement désignée pour la coordination générale du projet, ce qui a constitué une expérience très enrichissante et valorisante, et m’a donné l’occasion de mettre en pratique de façon très concrète les cours que je suivais.

Suite à cela, l’association m’a demandé si je pouvais rédiger une petite fiche “conseils pratiques” pour aider les autres groupes de l’association (étudiante) qui le souhaitent à organiser des événements. Voici le contenu principal de cette fiche, à destination d’étudiants (parfois assez jeunes) qui ne sont pas professionnels ou expérimentés dans le domaine. Il ne s’agit donc pas d’une fiche “professionnelle”, mais plutôt de conseils adressés aux néophytes, afin de leur donner quelques bases de réflexion.

Affiche du concert (Poitiers, 2008).

_________________________

Votre Groupe est motivé pour organiser un événement (exposition, concert, spectacle, théâtre, danse…), mais vous ne savez pas trop par où commencer ou comment procéder pour bien mener le projet à terme ? Cette fiche est faite pour vous. Elle vous donne les principaux éléments utiles à la bonne marche d’un tel projet.

1- Évaluer la pertinence du projet et sa faisabilité

• Quels sont les objectifs ?
• Le projet choisi est-il celui qui répondra le mieux aux objectifs visés ?
• Le projet permettra-t-il d’atteindre le public visé ?
• Quelle implication de chacun le projet nécessite-t-il ?
• Est-ce que chacun a la possibilité de s’impliquer autant que nécessaire ?
• Le projet est-il réalisable techniquement, matériellement, logistiquement ?

Ne pas avoir peur d’être ambitieux, sans pour autant partir dans des délires irréalisables.

2- Constituer une équipe sérieuse et engagée

Si vous souhaitez vraiment mener le projet à bout, il est indispensable de mettre en place une équipe motivée et sérieuse !
Au moins trois personnes fortement impliquées du début à la fin, avec de préférence une personne qui sera le/la responsable (le chef de projet en quelque sorte).
D’autres personnes peuvent ensuite aider le noyau principal de l’équipe, bien sûr, mais il faut absolument un noyau solide.

3- Construire le projet

• Évaluer les besoins : matériel, personnes, lieux, documents, logistique, …
• Se renseigner sur les démarches administratives éventuelles (exemple : assurance, SACEM, contrat, …).
• Voir s’il n’y a aucun souci au niveau juridique/légal.
À partir de cela, établir le budget prévisionnel.

• Étudier les contacts qui seront nécessaires.
• Évaluer les délais de réalisation des diverses étapes du projet.
• Réaliser un dossier de pré-projet.

4- Chercher des soutiens et monter des fonds

Rechercher les diverses sources de soutien (financier, matériel, logistique, graphiques, de conseil,  …) nécessaires.
Il y a aussi possibilité, pour compléter les fonds, de faire des stands pour vendre des gâteaux et diverses choses fabriquées par vous.

Ne pas hésiter à être créatifs et audacieux !

5- Constituer un planning détaillé et s’y référer tout au long du projet

6- Communiquer, relancer, motiver

Communiquer tout au long du projet, auprès des soutiens et du public visé.
Par exemple, participer aux événements inter-associatifs (semaine d’accueil des étudiants par exemple, festivals, …), mettre des affiches et flyers aux endroits stratégiques (RU, Maison des Étudiants, …), annoncer l’événement dans l’agenda culturel de l’Université, …

Saisir toutes les occasions !

Relancer les divers prestataires (imprimeur, gestionnaire de la salle, …) autant que nécessaire.

Être préparé à devoir motiver certains membres de l’équipe, car il y a souvent des moments de découragement.

7- Jour J

Être présent bien à l’avance pour vérifier que tout est bien en place et pour rattraper tout souci éventuel.

8- Faire un bilan

Remercier toutes les personnes impliquées, faire un bilan (réussite des objectifs, tenue du planning, bilan financier, bilan communication si vous êtes paru dans des média, …).

Quelques outils utiles – voire indispensables :

• Dossier de pré-projet (avec équipe et contacts, description du projet et des objectifs, planning prévisionnel, budget prévisionnel, sources de financement prévisionnelles, état d’avancement du projet)
• Budget prévisionnel et budget réel
• Comptes
• Supports de communication (affiches, flyers, vidéos, …)
• Planning détaillé

Dans le cas spécifique d’un concert, quelques choses à savoir :

• Un tel projet engendre peu de bénéfices en général.
• Penser à prévoir une buvette (sans alcool ou alors il faut une autorisation spéciale) et une vente de Cds pour monter des fonds.
• Il est important de contacter la SACEM (pour les droits sur la musique).
• Si vous louez une salle, il faudra engager des gens pour la sécurité, avoir une assurance, et prévoir des frais non négligeables pour le matériel.
• Attention au lieu si ce n’est pas une salle de spectacle (réglementation sur le tapage nocturne, etc…)
• Prévoir 6 mois de préparation.

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